Depuis quelques années, l’externalisation de l’accueil téléphonique a le vent en poupe, car les entreprises se rendent compte que ce service optimise grandement la gestion de leur relation client. Aujourd’hui, ce ne sont donc plus uniquement les professions juridiques et médicales qui y ont recours.
Externaliser sa permanence téléphonique signifie qu’une entreprise confie à un prestataire externe la réception des appels provenant de son standard téléphonique. De nombreux entrepreneurs font ce choix, car il présente de nombreux atouts. Nous vous proposons de les découvrir dans cet article.
1. Vous bénéficiez d’un accueil téléphonique professionnel et personnalisé
Pour faire fonctionner votre entreprise, vous devez savoir effectuer de nombreuses tâches, certaines d’entre elles n’ayant rien à voir avec votre cœur de métier (comptabilité, secrétariat, accueil des clients, etc.). Vous n’avez pas toujours la possibilité d’embaucher du personnel pour les réaliser à votre place. Par conséquent, vous pouvez être amené à le faire vous-même ou à confier cette tâche à l’un de vos collaborateurs n’étant pas du tout formé pour accomplir cette prestation. Si vous déléguez l’accueil téléphonique à une personne n’étant pas à l’aise avec ce type de mission, celle-ci peut rapidement se retrouver en difficulté devant l’ampleur des appels à gérer, et ressentir de l’agacement ainsi que de la démotivation. Cela peut être également frustrant pour les personnes qui appellent, et qui ne bénéficient pas de l’accueil dont elles ont besoin.
Heureusement, il vous est possible d’opter pour l’accueil téléphonique externalisé. Vous confiez ainsi ce service à des professionnels polyvalents, spécifiquement formés à ce type de prestation, qui vous offrent leur savoir-faire et leur bienveillance, pour assurer un accueil convivial.
Ils peuvent répondre à vos appels en votre nom et s’adaptent aux diverses exigences de votre entreprise.
Ils font également preuve d’une grande disponibilité puisqu’ils proposent parfois de traiter vos appels en dehors des horaires d’activité de votre entreprise. Vos clients, prospects, etc., peuvent donc les contacter au moment qui leur convient le mieux. De votre côté, vous pouvez vous consacrer à votre activité professionnelle, et gagner un temps précieux.
2. Vous ne manquez pas d’appels importants, même en cas d’absence
La personne qui s’occupe du standard téléphonique au sein de votre entreprise est malade ou en congés ? Vous avez une mission importante à effectuer et vous ne souhaitez pas être dérangé ? Les personnes qui vous appellent risquent d’être déçues de tomber sans cesse sur votre messagerie.
En optant pour la permanence téléphonique externalisée, les professionnels prennent immédiatement en charge tous vos appels afin de satisfaire chaque demande. Ils peuvent ensuite vous retransmettre les messages importants, dans une totale confidentialité. Vos clients, partenaires, etc., qui ont besoin de vous joindre n’ont plus à faire face à une attente interminable.
En choisissant un secrétariat téléphonique à distance de qualité, vous pouvez donc être certain que cela aura des conséquences bénéfiques sur la relation client de votre entreprise (fidélisation de la clientèle, entretien de la notoriété de l’entreprise, etc.).
3. Vous maîtrisez vos coûts grâce à l’accueil téléphonique externalisé
En optant pour un secrétariat téléphonique externalisé, vous faites des économies puisque vous pouvez avoir recours à ces services uniquement quand vous en avez besoin grâce à leur grande flexibilité.
À l’inverse, si vous embauchez une personne pour effectuer cette prestation, vous devez la rémunérer même si vous êtes face à une période plus calme en matière de volumes d’appels téléphoniques (vous avez moins d’appels de vos clients en juillet et août parce qu’ils sont en vacances, par exemple). De plus, il vous faut investir dans du matériel technologique spécifique, ce qui représente un coût supplémentaire.
Avec un standard téléphonique externalisé, vous avez la possibilité de demander une assistance ponctuelle si vous devez faire face à un pic d’activité.
De plus, les services de permanence téléphonique vous proposent généralement diverses formules afin que vous puissiez choisir celle qui correspond à vos besoins du moment ainsi qu’à votre budget. Libre à vous de demander ultérieurement une offre inférieure ou supérieure en fonction de l’évolution de votre activité.
4. Vous valorisez votre image de marque
En ayant recours à l’accueil téléphonique externalisé, vous offrez une expérience positive à vos clients, prospects, ainsi qu’à toute autre personne ayant besoin de joindre votre entreprise. En ce sens, vous confortez votre réputation et vous augmentez vos chances de fidéliser votre clientèle.
Au Créteil Business Center, nous vous proposons une prestation de permanence téléphonique externalisée adaptée aux besoins de votre entreprise grâce à nos différents forfaits d’appels. Nos hôtesses veillent à ce que votre accueil téléphonique soit personnalisé et répondent à tous vos appels avec bienveillance. Elles vous transmettent également les messages urgents par SMS ou e-mail. Notre centre d’affaires, situé dans le 94, vous propose également un service de domiciliation d’entreprise, des salles de réunion ou des bureaux à louer, ainsi qu’un accompagnement à la création d’entreprise.
Nous vous invitons à nous contacter si vous souhaitez avoir des renseignements complémentaires sur nos diverses prestations.